نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت

اعضا هیئت مدیره معمولا بدین صورت انتخاب می شوند که سیاست گذاری و تصمیم گیری های بزرگ سازمان را بر عهده گیرند. هرکدام از اعضا هیئت مدیره خود نماینده شرکت نیز محسوب می شوند . بدین صورت که از طرف شرکت نمایندگی دارند که در امور جاری شرکت اقدام نمایند . یکی از ارکان اصلی و اجرایی هیأت مدیره می باشد . که در جهت تصمیم گیری در مورد مسائل شرکت و نمایندگی رسمی و قانونی شرکت هم چنین اختیاراتی که در اساسنامه می باشد را بر عهده دارد . از وظایف اصلی هیأت مدیره انتخاب کردن مدیر عامل و هم چنین عملکرد آن را نظارت نماید .  

نحوه ی انتخاب هیئت مدیره

در ماده 107 بدین صورت بیان شده است که هیأت مدیره از بین سهامداران تعیین می گردد . که در شرکتهای سهامی تعداد آنها متغییر می باشد در شرکت سهامی عام حداقل 5 نفر و در شرکتهای سهامی خاص 3  نفر می باشد .

مرجعی که صلاحیت انتخاب هیأت مدیره را دارا می باشد مجمع عمومی عادی است . اولین بار در مجمع عمومی موسسین انتخاب می شود .در ماده 108 و 109 نیز تصریح دارد که هیأت مدیره توسط مجمع عمومی موسس و یا عادی برای مدت دو سال تعیین می گردد . که بعد از پایان دوره مدیریت مجدد به ادامه فعالیت خود بپردازند . مدت و نوه فعالیت آن را در اساسنامه شرکت نیز درج می نمایند .

در جهت مطالعه در مورد مجمع عمومی موسس چیست می توانید به مقاله آن مراجعه نمایید .

اشخاص حقوقی را می توان به مدیریت شرکت انتخاب نمود.در این صورت شخص حقوقی همان مسئولیت های مدنی شخص حقیقی عضو هیات مدیره را داشته و باید یک نفر را به نمایندگی دایمی خود جهت انجام وظایف مدیریت معرفی نماید. چنین نماینده ای مشمول همان شرایط و تعهدات و مسئولیت های مدنی و جزایی عضو هیات مدیره بوده از جهت مدنی با شخص حقوقی که او را به نمایندگی تعیین نموده است مسئولیت تضامنی خواهد داشت.شخص حقوقی عضو هیات مدیره می تواند نماینده خود را عزل کند به شرط آن که در همان موقع جانشین او را کتباَ به شرکت معرفی نماید وگرنه غایب محسوب می شود.(ماده 110)

شرایط انتخاب اعضای هیئت مدیره

• عندالزوم مدیر باید دارای سهم باشد حتی یک سهم ، در اساسنامه شرکت قید می گردد که در جهت اینکه شخص مدیر شود باید دارای سهم باشد . بدین صورت که این سهم به صورت وثیقه در شرکت می ماند تا زمانی که مدیران تصفیه نمایند.
• اهلیت داشته باشند.
• ممنوعیت قانونی نداشته باشد(ماده 111 قانون 1347)

نحوه ی تنظیم صورتجلسات هیئت مدیره

رسمیت یافتن جلسات هیئت مدیره با حاضر شدن نیمی از اعضای هیئت مدیره  نیز امکان پذیر است . در صورتی نتیجه گیری گرفته می شود که اکثریت اعضا رأی دهند . مگر در صورتی که اساسنامه شرکت موارد بیشتری را قید کرده باشد .

ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره را اساسنامه تعیین می کند.ولی در هرحال یک سوم اعضای هیات مدیره می توانند چنانچه ظرف یک ماه از جلسه قبلی هیات مدیره تشکیل نشده باشد راساَ از اعضاء برای تشکیل جلسه دعوت بعمل آور آورند.بموجب ماده 123 برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لااقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.در صورت جلسات هیات مدیره نام مدیران حاضر و غایب قید می شود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می گردد.چنانچه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص

بسمه تعالی

نام شرکت:.............................
شماره ثبت شرکت:.................                         سرمایه ثبت شده:.....................

صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه(یا عادی بطور فوق العاده) شرکت..............سهامی خاص ثبت شده به شماره .....................در تاریخ .................ساعت ....................با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.

الف:در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:

1. خانم/آقای.................................به سمت رییس جلسه
2. خانم/آقای...............................به سمت ناظر جلسه
3. خانم/آقای..............................به سمت ناظر جلسه
4. خانم/آقای.............................به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: در خصوص دستور جلسه 1-انتخاب مدیران2-انتخاب بازرسین 3-انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4-تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.

ب-1-اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای...............خانم/آقای.................خانم/آقای...............برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.

ب-2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/آقای.................به سمت بازرس اصلی خانم/آقای..........به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.

ب-3-روزنامه کثیرالانتشار ....................جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.

ب-4-پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال..............مورد تصویب قرار گرفت.

ح:به خانم/آقای...................احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء هیات رییسه:رئیس جلسه..........................ناظر جلسه..........................منشی جلسه.................................امضاء اعضای هیات مدیره:

1-....................................2-................................3-...................................4-................................

امضاء بازرسین:                                                   بازرس اصلی                      بازرس علی البدل

نمونه صورتجلسه در خصوص کاهش/افزایش تعداد اعضای هیات مدیره در شرکت های با مسئولیت محدود

بسمه تعالی

مجمع عمومی فوق العاده شرکت........................و شناسه ملی...................با مسئولیت محدود به شماره ثبت......................مورخ..........................ساعت......................با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت تشکیل گردید و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.

1. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه
2. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه
3. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه
4. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه
5. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه
6. آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

دستور جلسه کاهش/افزایش تعداد مدیران و اصلاح ماده اساسنامه

تعداد اعضای هیات مدیره به .........نفر کاهش/افزایش یافت و ماده مربوطه اساسنامه اصلاح گردید.

به آقای/خانم....................احدی از شرکاء وکالت داده می شود تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

کرج ثبت دارای دپارتمان تخصصی در زمینه ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت می باشد هم اکنون می توانید تماس حاصل نمایید .